Capítulo 324 — Comunicação Indireta: Lidando com Procurador, Advogado ou Gestor no Lugar do Dono do Imóvel

Síntese. A comunicação indireta, mediada por procuradores, advogados ou gestores patrimoniais, é uma realidade frequente com clientes de alto e altíssimo padrão. Dominar essa dinâmica é essencial para garantir a fluidez do projeto, respeitar a privacidade do proprietário e assegurar que todas as decisões sejam tomadas e validadas corretamente.

Comunique-se eficazmente com representantes de clientes ultrarricos para garantir decisões claras e manter a privacidade.

No universo da construção de alto padrão, especialmente para clientes ultrarricos e family offices, é comum que o proprietário do imóvel não se envolva diretamente no dia a dia da obra. Seja por falta de tempo, desejo de privacidade ou por preferir delegar a gestão de seus ativos, a construtora frequentemente se depara com a necessidade de se comunicar e negociar com intermediários: procuradores, advogados, gestores de family office ou até mesmo assistentes pessoais. Essa dinâmica, se não for bem gerenciada, pode gerar atrasos, mal-entendidos e até mesmo conflitos contratuais. A Zaluski Empreendimentos compreende a importância de estabelecer protocolos claros para essa comunicação indireta, garantindo eficiência e respeito aos limites estabelecidos.

O que significa comunicação indireta no contexto da obra de alto padrão?

Comunicação indireta, neste contexto, significa que a construtora não interage diretamente com o proprietário do imóvel para tratar de decisões, aprovações ou relatórios. Em vez disso, todas as informações, dúvidas e propostas são direcionadas a um ou mais representantes designados pelo cliente. Esses representantes atuam como um filtro e um canal oficial, traduzindo as necessidades do proprietário para a construtora e as informações da obra para o proprietário. A chave é entender que o representante tem a autoridade para agir em nome do cliente, mas não é o cliente. Sua função é proteger os interesses do proprietário e garantir que a obra progrida conforme o planejado e o contratado.

Como estabelecer protocolos de comunicação eficazes com os representantes?

O primeiro passo é a identificação clara e formal dos representantes autorizados. No início do contrato, deve ser exigido um documento formal (procuração, termo de representação, carta de designação do family office) que especifique quem são os interlocutores, quais são seus limites de autoridade (ex: pode aprovar gastos até certo valor, pode assinar aditivos, etc.) e quais são os canais de comunicação preferenciais. É crucial que a construtora tenha essa validação por escrito para evitar contestações futuras.

Em seguida, deve-se estabelecer um cronograma e formato de comunicação. Reuniões periódicas (semanais ou quinzenais), relatórios de progresso padronizados (com fotos, vídeos, gráficos de avanço físico-financeiro), e um canal de comunicação oficial para urgências (e-mail, plataforma de gestão de projetos) são fundamentais. A clareza na linguagem, a objetividade e a documentação de todas as interações são imperativas. A construtora deve sempre confirmar o recebimento de informações e a compreensão das decisões tomadas pelos representantes.

Quanto a comunicação indireta pode impactar o cronograma e o custo da obra?

A comunicação indireta, se mal gerenciada, pode ter um impacto significativo no cronograma e no custo da obra. Decisões que precisariam ser tomadas rapidamente podem ser atrasadas devido à cadeia de comunicação, gerando paradas de equipe, retrabalho ou a necessidade de acelerar etapas posteriormente. Cada etapa adicional na comunicação – da construtora para o representante, do representante para o proprietário, e de volta – introduz um potencial ponto de gargalo.

Para mitigar isso, o contrato deve prever prazos claros para a aprovação de etapas e decisões por parte do cliente ou seu representante. A falta de resposta dentro do prazo pode gerar custos adicionais (desmobilização, aluguel de equipamentos) que devem ser contratualmente previstos como responsabilidade do cliente. A construtora deve documentar todos os pedidos de informação e as datas em que foram enviados, criando um registro claro de eventuais atrasos na resposta. O custo de uma assessoria jurídica ou de um gestor de projetos focado na interface com o cliente pode ser um investimento que se paga ao evitar esses atrasos.

Onde se perde dinheiro

O erro fatal é não validar a autoridade do interlocutor ou não documentar as decisões tomadas por meio de comunicação indireta. Assumir que “quem fala pelo cliente” tem poder ilimitado para decidir pode levar a retrabalhos caríssimos quando o proprietário final discorda de uma escolha. Da mesma forma, a ausência de registros formais das aprovações e instruções recebidas via representante torna a construtora vulnerável a contestações e litígios, resultando em prejuízos financeiros e danos à reputação.

Números de referência:

Quem executa

O diretor de projetos ou o gerente de contratos da construtora são os principais responsáveis por estabelecer e manter a comunicação com os representantes. A equipe de engenharia e arquitetura da construtora prepara os relatórios técnicos e as propostas de alteração. O advogado da construtora é essencial para validar as procurações e termos de representação, além de auxiliar na redação das cláusulas contratuais sobre comunicação e prazos.